✨ Fiche d'Aide à la Décision

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

Décrivent le contexte général du processus d'achat d'Almatech, qui comprend trois types d'achats : offres (devis), projets (demande d'achat) et achats génériques société (licences, ordinateurs...). Les achats sont mutualisés multi-projet, avec deux options : "industrielle" (pas en place chez Almatech) et "spécifique" ou "spécifique optimisée". Le processus de réception des pièces est à revoir, avec une difficulté de savoir où se trouve physiquement le colis et un processus de "incoming" qui comprend le contrôle et la réception de la livraison. Les instructions d'"incoming" sont données par le chef de projet.

Les petites commandes suivent une chaîne d'approbation, avec un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande, et une approbation par un groupe d'approbateurs possible. Le critère d'approbation est l'achat dans le budget ou pas.

Les hypothèses retenues incluent la gestion des certificats par la Qualité Contrôle, qui n'est pas nécessaire pour toutes les pièces, mais dépend du projet. La gestion des projets comprend des Work-Packages, avec des dates, des quantités et des budgets. Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système et l'intégration des coûts de transport liés à la commande.

Le processus d'achat utilise la fiche article, le journal des achats et le workflow validation pour gérer les commandes et les réceptions. Les informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité et la quantité minimale de commande, sont également prises en compte. La catégorisation des fournisseurs est possible, avec une référence fournisseur et un paramétrage du fournisseur préféré.

Les difficultés rencontrées incluent la gestion des réceptions, la visibilité sur le statut de livraison et la gestion des non-conformités. Les attentes vis-à-vis du projet incluent la mise en place d'un flux d'approbation formalisé, la gestion des coûts de transport et la création d'un document de contrôle qualité.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

Le client applique des règles de gestion métier spécifiques dans le processus d'achat, notamment en matière de contrôle et réception de la livraison. La qualité contrôle est gérée par la Qualité Contrôle, qui peut créer un document de contrôle qualité pour résumer les éléments à contrôler, demander des photos ou des numéros de lot ou de série si paramétré en tant que suivi par lot.

Le Chef de Projet donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi. Lorsqu'un Incoterm est renseigné, la ville doit être précisée. La création d'un document de contrôle qualité permet au responsable qualité de valider la réception.

Il est également possible de réceptionner sans contrôle qualité immédiat, puis de réaliser le contrôle plus tard au niveau des séries/lots. Le système peut prendre en charge ces règles de gestion en automatisant les validations et les imputations, ainsi que la gestion des articles et le contrôle qualité.

La fiche article peut être utilisée pour paramétrer les informations de suivi par lot, tandis que le journal des achats peut être utilisé pour enregistrer les réceptions et les contrôles qualité. Le workflow validation peut être configuré pour prendre en compte les instructions du Chef de Projet et les validations du responsable qualité. [INFORMATION MANQUANTE] sur la manière dont le système gère les paiements en avance et les certificats.

3.4. Documents et statistiques

Gérez les documents dans Microsoft Dynamics 365 Business Central en créant une fiche article pour chaque produit, avec les spécifications pertinentes. Ajoutez les documents de contrôle qualité dans la fiche article, en fonction du type de document d'inspection : 1 document par série, 1 document par lot ou 1 document par commande.

Utilisez le journal des achats pour enregistrer les documents de réception et les pièces jointes. À la réception, l'atelier scanne les documents avec la pièce pour assurer la traçabilité. Joignez la documentation à la demande de devis dans la fiche article.

Créez un document de contrôle qualité pour chaque série, lot ou commande, en fonction des besoins. Utilisez les types de documents d'inspection pour déterminer le type de document à créer.

Affichez les informations pertinentes dans un tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur, avec les documents et les statistiques liés à la planification. [INFORMATION MANQUANTE] sur la manière de gérer les documents dans Sharepoint.

Utilisez les fonctionnalités de Microsoft Dynamics 365 Business Central pour gérer les documents et les statistiques, et assurez-vous de joindre les documents pertinents à la demande de devis et à la fiche article. [INFORMATION MANQUANTE] sur la manière de configurer le workflow de validation pour les documents de contrôle qualité.

3.5. Volume des données

Renseignez les numéros de projet et les tâches projet sur les lignes pour permettre la consommation sur le projet. Les lignes budget contiennent des champs pour renseigner le coût budgété ou le montant réel dans la commande. Ces informations sont essentielles pour la planification et la gestion des coûts dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Dans les lignes projet, vous devez également renseigner les dates de planification. Ces dates permettent de planifier et de suivre l'avancement des tâches et des projets. Vous pouvez utiliser la fiche article pour gérer les informations relatives aux articles utilisés dans les projets.

Pour gérer les budgets et les coûts, vous pouvez utiliser le journal des achats pour enregistrer les achats et les dépenses liées aux projets. Le workflow validation peut également être utilisé pour valider les dépenses et les achats avant de les enregistrer dans le système.

Il est important de noter que les champs pour renseigner le coût budgété ou le montant réel dans la commande sont disponibles dans les lignes budget. Cependant, [INFORMATION MANQUANTE] sur la façon de configurer ces champs pour qu'ils soient disponibles dans la fiche article ou le journal des achats.

3.6. Écarts critiques et interfaces

Analysons les écarts critiques entre le processus actuel du client et les bonnes pratiques ou les exigences cibles du projet. Le client utilise un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande pour gérer les livraisons. Cependant, il est possible de bloquer les livraisons si les informations de lot ne sont pas validées.

Identifions également les interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés. La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n’est pas validée est une interface clé. Cela implique une intégration avec la fiche article et le journal des achats pour garantir que les informations de qualité sont correctement enregistrées et suivies.

Les écarts majeurs incluent la nécessité de valider les informations de qualité avant de procéder à la livraison et la facturation. Le système actuel du client ne semble pas avoir de workflow validation pour garantir que les informations de qualité sont correctement enregistrées et suivies. Il est donc nécessaire de mettre en place un processus de validation pour garantir que les informations de qualité sont correctes avant de procéder à la livraison et à la facturation.

Ces éléments constituent la base de la liste des écarts à suivre et à clôturer d’ici la fin de la phase d’Analyse. Il est nécessaire de travailler avec le client pour mettre en place un processus de validation et des interfaces nécessaires pour garantir que les informations de qualité sont correctement enregistrées et suivies.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrivent la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur le processus de traitement d'une livraison directe.
Les achats sont de trois types : offres (devis), projets (demande d'achat) et achats génériques société.
Les réceptions de pièces posent des difficultés, notamment pour savoir où se trouve physiquement le colis et pour gérer le processus de "incoming" qui inclut le contrôle et la réception de la livraison.
Les instructions d'"incoming" sont données par le chef de projet et peuvent inclure l'ouverture d'une non-conformité (NC) et son traitement avec le fournisseur.
Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle, mais il n'est pas nécessaire d'avoir les certificats pour toutes les pièces, cela dépend du projet.
Les attentes client incluent la mise en place d'un flux d'approbation formalisé pour les commandes et la gestion des coûts de transport liés à la commande.
Le système actuel ne permet pas de suivre la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison ou l'intégration des coûts de transport.
Les fonctionnalités souhaitées incluent la possibilité de renseigner une date de demande, de suivre les demandes d'offres et de gérer les statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet incluent la disponibilité des certificats pour les pièces et la capacité à gérer les coûts de transport de manière efficace.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Gérer les livraisons directes nécessite des règles de gestion spécifiques. Le client exige un contrôle et une réception de la livraison, y compris le paiement en avance. La qualité contrôle les certificats et gère les informations, y compris les livraisons partielles.

Créer un document de contrôle qualité dans la fiche article permet de résumer les éléments à contrôler, de demander des photos ou des numéros de lot ou de série si paramétré en tant que suivi par lot. Le Chef de Projet donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi.

Lorsqu'un Incoterm est renseigné, la ville doit être précisée dans le journal des achats. La création d'un document de contrôle qualité permet au responsable qualité de valider la réception. Il est possible de réceptionner sans contrôle qualité immédiat, puis de réaliser le contrôle plus tard au niveau des séries/lots dans le workflow validation.

Le système ERP peut répondre à ces règles en permettant la création d'un document de contrôle qualité et en intégrant les processus de validation et de réception. Cela permet de garantir que les livraisons directes soient gérées de manière efficace et efficiente, tout en respectant les exigences du client. La fiche article et le journal des achats sont des objets BC clés dans ce processus.

4.4. Documents et statistiques

Gérer les documents dans Microsoft Dynamics 365 Business Central nécessite une attention particulière lors du traitement d'une livraison directe. Les utilisateurs créent des documents de contrôle qualité dans le système pour assurer la traçabilité et la qualité des produits.

Les types de documents d'inspection créés dans Business Central incluent un document par série, un document par lot et un document par commande, si aucune série ou lot n'est associé. Ces documents sont essentiels pour garantir que les produits livrés répondent aux normes de qualité attendues.

Pendant le processus de livraison directe, les documents suivants doivent être imprimés :
- Document de contrôle qualité pour chaque série ou lot,
- Éventuellement, un document par commande si nécessaire.

Les états et statistiques métiers attendus incluent des informations sur les documents de contrôle qualité, les séries et les lots traités, ainsi que les résultats des inspections qualité. Cependant, [INFORMATION MANQUANTE] sur la façon dont ces statistiques sont exactement générées et affichées dans Business Central.

Les utilisateurs peuvent accéder à ces documents et statistiques via un tableau de bord adapté à leur profil dans Business Central, qui affiche les informations pertinentes liées à leur rôle et aux processus en cours. La gestion des spécifications et des documents dans Sharepoint peut également être intégrée pour une meilleure organisation et traçabilité.

4.5. Volume des données

Renseigner les champs spécifiques dans les lignes de commande pour permettre la consommation sur le projet. Les lignes budget contiennent des champs pour remonter le coût budgété ou le montant réel. Les dates de planification sont également renseignées dans les lignes projet.

En ce qui concerne les volumes des données référentielles, [INFORMATION MANQUANTE]. Il est donc impossible de déterminer le nombre de documents par période, qu'il s'agisse de jour, semaine, mois ou années.

Les utilisateurs doivent renseigner le numéro de projet et les tâches projet sur les lignes pour une gestion efficace. Cependant, les détails sur les volumes de données et le nombre de documents traités dans la fiche article, le journal des achats ou le workflow validation sont [INFORMATION MANQUANTE].

Pour le traitement d'une livraison directe, les informations sur les volumes des données référentielles et le nombre de documents par période sont essentielles mais, dans ce cas, [INFORMATION MANQUANTE]. Il est donc difficile de fournir des instructions précises sur la gestion des données sans ces informations.

4.6. Écarts critiques et interfaces

Identifie les écarts critiques liés à la qualité des livraisons directes dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Les utilisateurs peuvent configurer des seuils dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la livraison.

Renseigne les informations de lot dans la fiche article pour suivre les mouvements de stock.

Configure les statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n’est pas validée. Cela permet de s'assurer que les livraisons non conformes ne soient pas facturées avant validation.

Intègre ces écarts critiques et interfaces dans la liste des écarts délivrée pour une analyse complète.

Mette à jour la liste des écarts en fonction des résultats de l'analyse pour garantir que tous les écarts critiques soient pris en compte dans le processus de traitement des livraisons directes.

Utilise le workflow validation pour automatiser les processus de validation et de blocage des livraisons non conformes.

Ajoute les documents de qualité aux enregistrements de livraison pour garantir que toutes les informations nécessaires soient disponibles pour la validation.

Finalise la liste des écarts à la fin de la phase d’Analyse pour s'assurer que tous les écarts critiques sont identifiés et pris en compte.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).